Politica de Confidențialitate

Prezenta Politică de Confidențialitate explică modul în care MIND ALCHEMIA S.R.L. colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale persoanelor care accesează website-ul https://psyhelios.ro, își creează un cont, participă la programe sau cursuri, achiziționează produse digitale, completează formulare sau comunică cu noi.

Operatorul datelor cu caracter personal este:

MIND ALCHEMIA S.R.L.
CUI: 31112454
Nr. Registrul Comerțului: J23/6254/2021
Sediu social: Str. Sf. Constantin și Elena, nr. 10A, camera 1, Pantelimon, județul Ilfov, cod poștal 077145
Email: contact.psyhelios@gmail.com

În continuare, MIND ALCHEMIA S.R.L. va fi denumită „Societatea”, „noi” sau „Operatorul”.

1. Ce date cu caracter personal putem colecta

În funcție de modul în care utilizați website-ul și serviciile oferite, putem prelucra următoarele categorii de date:

Date de identificare și contact

Pot include:

• nume și prenume;

• adresă de email;

• număr de telefon, dacă este furnizat;

• alte informații transmise voluntar prin formulare sau comunicări.

Date privind contul de utilizator

Pot include:

• nume;

• adresă de email;

• identificatorul contului;

• informații privind programele și produsele la care aveți acces;

• data creării sau activării contului;

• informații tehnice necesare autentificării și administrării contului.

Parolele sunt gestionate prin intermediul sistemului tehnic de autentificare și nu sunt disponibile Operatorului în format lizibil.

Date privind achizițiile și participarea la programe

Pot include:

• programele sau produsele digitale achiziționate;

• perioada de acces;

• statutul unei înscrieri sau al unui abonament;

• istoricul tranzacțiilor;

• informații necesare facturării;

• informații privind accesul la materialele asociate programului.

Date privind plățile

În cazul plăților online, informațiile necesare efectuării tranzacției sunt procesate prin intermediul furnizorului de servicii de plată utilizat pe website.

Operatorul nu intenționează să stocheze direct datele complete ale cardului bancar.

Putem primi de la procesatorul de plată informații precum:

• confirmarea plății;

• valoarea tranzacției;

• moneda;

• data tranzacției;

• statutul plății;

• identificatorul tranzacției;

• informațiile necesare administrării unui abonament sau rambursări.

Date de facturare

Atunci când este necesară emiterea unei facturi, putem prelucra informații precum:

• nume și prenume;

• adresă;

• datele unei persoane juridice sau PFA, dacă este cazul;

• CUI/CIF;

• alte informații solicitate de legislația fiscală aplicabilă.

Date furnizate prin formulare

Atunci când completați formulare pe psyhelios.ro, putem colecta informațiile introduse de dumneavoastră, de exemplu pentru:

• contact;

• solicitări de suport;

• înscriere;

• solicitarea ștergerii contului;

• newsletter;

• alte solicitări adresate Societății.

Date privind sesiunile live și webinariile

În cadrul anumitor programe pot avea loc sesiuni prin platforme de videoconferință.

În funcție de modul de participare, pot fi prelucrate:

• numele afișat în cadrul întâlnirii;

• imaginea;

• vocea;

• mesajele sau intervențiile realizate în cadrul sesiunii;

• informațiile pe care participantul alege să le comunice.

Unele sesiuni pot fi înregistrate pentru a fi puse ulterior la dispoziția participanților programului.

Participanții vor fi informați atunci când o sesiune este înregistrată.

Date tehnice

Prin utilizarea website-ului pot fi generate anumite informații tehnice, cum ar fi:

• adresă IP;

• tip de browser;

• tip de dispozitiv;

• sistem de operare;

• data și ora accesării;

• pagini accesate;

• jurnale tehnice și informații privind funcționarea website-ului;

• informații colectate prin cookies sau tehnologii similare.

Mai multe informații despre utilizarea cookies vor fi disponibile în Politica de Cookies.

2. În ce scopuri prelucrăm datele

Datele cu caracter personal pot fi utilizate pentru următoarele scopuri:

Crearea și administrarea contului

Prelucrăm datele necesare pentru:

• crearea și activarea contului;

• autentificare;

• recuperarea sau schimbarea parolei;

• actualizarea informațiilor de profil;

• afișarea produselor și programelor disponibile în cont;

• gestionarea drepturilor de acces.

Temeiul juridic îl reprezintă, după caz, executarea unui contract sau efectuarea demersurilor necesare la cererea utilizatorului înainte de încheierea unui contract.

3. Furnizarea programelor și produselor digitale

Prelucrăm date pentru:

• administrarea înscrierilor;

• acordarea accesului la cursuri și programe;

• furnizarea materialelor digitale;

• gestionarea sesiunilor live;

• publicarea înregistrărilor disponibile participanților;

• comunicarea informațiilor necesare desfășurării unui program.

Temeiul juridic principal este executarea contractului dintre participant și Societate.

4. Procesarea plăților și administrarea abonamentelor

Atunci când sunt activate plățile online, datele necesare pot fi prelucrate pentru:

• încasarea plăților;

• verificarea statutului unei tranzacții;

• gestionarea plăților recurente;

• anularea abonamentelor;

• rambursări;

• prevenirea și soluționarea problemelor legate de plată.

Temeiul juridic este executarea contractului și, după caz, îndeplinirea obligațiilor legale ale Societății.

5. Facturare și obligații financiar-contabile

Anumite date sunt prelucrate pentru:

• emiterea facturilor;

• evidența financiar-contabilă;

• îndeplinirea obligațiilor fiscale și legale;

• păstrarea documentelor obligatorii.

Temeiul juridic este îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile Societății.

6. Comunicarea cu utilizatorii

Putem utiliza datele de contact pentru a răspunde solicitărilor primite și pentru transmiterea comunicărilor necesare privind:

• contul;

• accesul la un program;

• modificări ale serviciului;

• sesiuni programate;

• plăți;

• facturi;

• securitatea contului;

• suport tehnic.

Temeiul juridic poate fi executarea contractului, efectuarea demersurilor solicitate de persoană sau interesul legitim al Societății de a gestiona relația cu utilizatorii.

7. Newsletter și comunicări comerciale

Mesajele de marketing, newsletterele și alte comunicări comerciale vor fi transmise numai atunci când există un temei juridic corespunzător.

Atunci când comunicările sunt bazate pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment, fără ca retragerea să afecteze legalitatea prelucrării realizate anterior.

Acceptarea Termenilor și Condițiilor sau crearea unui cont nu reprezintă automat abonare la newsletter.

8. Securitatea și funcționarea website-ului

Putem prelucra anumite date tehnice pentru:

• prevenirea accesului neautorizat;

• identificarea erorilor;

• protejarea website-ului și conturilor;

• prevenirea fraudelor și abuzurilor;

• menținerea stabilității și securității serviciilor.

Temeiul juridic îl poate reprezenta interesul legitim al Societății de a asigura securitatea serviciilor sale.

9. Înregistrarea sesiunilor online

Unele sesiuni, webinarii sau întâlniri pot fi înregistrate pentru a putea fi revăzute de participanții autorizați.

Înaintea sau la începutul unei sesiuni înregistrate, participanții vor fi informați cu privire la înregistrare.

În măsura în care este necesar potrivit naturii prelucrării, vor fi furnizate informații suplimentare sau va fi solicitat un consimțământ separat.

Dacă formatul întâlnirii permite acest lucru, participanții care nu doresc să apară cu imagine sau voce în înregistrare pot utiliza opțiunile tehnice pentru dezactivarea camerei și/sau microfonului.

Accesul la înregistrările private este acordat numai persoanelor autorizate pentru programul respectiv.

10. Date sensibile comunicate voluntar

Programele pot implica discuții cu caracter personal.

Societatea nu solicită prin formularul obișnuit de creare a contului furnizarea de informații din categorii speciale de date, precum informații privind sănătatea sau alte date sensibile.

Cu toate acestea, un participant poate alege să comunice astfel de informații în timpul unei sesiuni, într-un mesaj sau într-o solicitare adresată Societății.

În asemenea situații, informațiile vor fi tratate cu un nivel adecvat de confidențialitate și vor fi prelucrate numai în măsura permisă de legislația aplicabilă.

11. Furnizori de servicii și destinatari ai datelor

Pentru funcționarea psyhelios.ro și furnizarea serviciilor, Societatea poate utiliza furnizori externi.

În funcție de serviciile utilizate la momentul respectiv, aceștia pot include:

• Framer – găzduirea și funcționarea website-ului și, după caz, formulare;

• Thenty – administrarea conturilor, autentificării și accesului utilizatorilor la conținut;

• Bunny.net / Bunny Stream – găzduirea și redarea materialelor video;

• Zoom – organizarea sesiunilor online și webinarilor;

• Google / Gmail – servicii de email și comunicare;

• Stripe – procesarea plăților online și a plăților recurente, atunci când această funcționalitate este activată;

• SmartBill sau alt furnizor de servicii de facturare – atunci când această funcționalitate este utilizată;

• furnizori de servicii IT, hosting, securitate sau consultanță, dacă este necesar.

Furnizorii primesc numai datele necesare pentru îndeplinirea serviciilor pentru care sunt utilizați, în conformitate cu obligațiile contractuale și legale aplicabile.

Societatea poate comunica date și autorităților publice atunci când divulgarea este impusă prin lege.

12. Transferuri internaționale de date

Unii furnizori utilizați pentru funcționarea website-ului pot avea infrastructură sau societăți afiliate situate în afara Spațiului Economic European.

În cazul în care datele cu caracter personal sunt transferate în afara Spațiului Economic European, Societatea urmărește utilizarea unor mecanisme de transfer recunoscute de legislația aplicabilă, cum ar fi:

• o decizie de adecvare emisă de Comisia Europeană;

• clauze contractuale standard;

• alte garanții permise de GDPR.

Comisia Europeană confirmă că transferurile în afara SEE necesită mecanisme care să asigure continuarea protecției datelor, iar Clauzele Contractuale Standard reprezintă unul dintre mecanismele prevăzute în acest sens. European Commission

13. Cât timp păstrăm datele

Datele nu vor fi păstrate mai mult decât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate.

Perioada concretă depinde de categoria de date și de scopul prelucrării.

În general:

• datele contului sunt păstrate cât timp contul este activ și ulterior pentru perioada necesară gestionării eventualelor obligații sau reclamații;

• informațiile privind achizițiile, tranzacțiile și documentele fiscale sunt păstrate pentru perioada impusă de legislația contabilă și fiscală;

• corespondența poate fi păstrată atât timp cât este necesar pentru soluționarea solicitării și apărarea eventualelor drepturi;

• informațiile bazate exclusiv pe consimțământ sunt prelucrate până la retragerea acestuia sau până când nu mai sunt necesare;

• jurnalele tehnice pot fi păstrate pentru perioade limitate în scopuri de securitate și diagnosticare;

• înregistrările sesiunilor sunt păstrate pentru perioada în care sunt necesare furnizării programului sau pentru perioada comunicată participanților.

La expirarea perioadei aplicabile, datele vor fi șterse, anonimizate sau arhivate atunci când păstrarea lor este impusă de lege.

14. Securitatea datelor

Societatea adoptă măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva:

• accesului neautorizat;

• pierderii;

• modificării;

• divulgării;

• distrugerii accidentale sau ilegale.

Cu toate acestea, nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută a datelor.

Utilizatorii au, la rândul lor, responsabilitatea de a păstra confidențialitatea parolelor și de a nu transmite datele de autentificare altor persoane.

15. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de mai multe drepturi privind datele dumneavoastră.

Acestea pot include:

• dreptul de acces – puteți solicita informații despre datele pe care le prelucrăm și o copie a acestora;

• dreptul la rectificare – puteți solicita corectarea datelor inexacte sau incomplete;

• dreptul la ștergere – puteți solicita ștergerea datelor atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;

• dreptul la restricționarea prelucrării;

• dreptul la portabilitatea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;

• dreptul la opoziție față de anumite prelucrări;

• dreptul de a retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;

• dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă de supraveghere.

GDPR reglementează în mod expres dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție. EUR-Lex

Pentru exercitarea acestor drepturi ne puteți contacta la:

contact.psyhelios@gmail.com

În anumite situații poate fi necesară verificarea identității persoanei care formulează cererea înainte de furnizarea sau ștergerea datelor.

16. Ștergerea contului

Utilizatorii pot solicita ștergerea contului utilizând funcția pusă la dispoziție în pagina personală sau contactând:

contact.psyhelios@gmail.com

Ștergerea contului poate conduce la pierderea accesului la programele și materialele digitale asociate acestuia.

Dreptul la ștergere nu este absolut. Anumite date pot continua să fie păstrate atunci când există o obligație legală sau un alt temei juridic valabil, de exemplu pentru documente financiar-contabile sau pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unor drepturi. GDPR prevede atât dreptul la ștergere, cât și situațiile în care acesta nu se aplică integral. EUR-Lex

17. Retragerea consimțământului

Atunci când o prelucrare se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment.

Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

În cazul newsletterelor, dezabonarea poate fi realizată prin intermediul linkului disponibil în mesaj sau prin contactarea Societății.

18. Cookies și tehnologii similare

psyhelios.ro poate utiliza cookies și tehnologii similare necesare pentru:

• funcționarea website-ului;

• autentificarea utilizatorilor;

• securitate;

• memorarea anumitor preferințe;

• analiză sau alte funcționalități, dacă acestea sunt activate.

Cookies care nu sunt strict necesare vor fi utilizate, atunci când legislația impune acest lucru, numai după obținerea consimțământului utilizatorului.

Informații detaliate vor fi disponibile în Politica de Cookies.

19. Linkuri către alte website-uri

Website-ul poate conține linkuri către platforme sau website-uri administrate de terți.

Societatea nu controlează politicile de confidențialitate ale acestor website-uri și recomandă utilizatorilor să consulte informațiile puse la dispoziție de operatorii respectivi.

20. Decizii automatizate

În prezent, Societatea nu intenționează să utilizeze datele personale pentru luarea unor decizii exclusiv automatizate care produc efecte juridice asupra persoanei sau o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă.

Dacă o astfel de prelucrare va fi implementată în viitor, persoanele vizate vor fi informate în conformitate cu legislația aplicabilă.

21. Modificarea Politicii de Confidențialitate

Prezenta Politică poate fi actualizată periodic pentru a reflecta:

• modificări ale serviciilor oferite;

• noi furnizori sau tehnologii;

• modificări ale modului de prelucrare;

• modificări legislative.

Versiunea actualizată va fi publicată pe psyhelios.ro, împreună cu data ultimei actualizări.

Dacă modificările sunt semnificative, utilizatorii pot fi informați și prin alte mijloace adecvate.

22. Depunerea unei plângeri

Dacă apreciați că datele dumneavoastră au fost prelucrate cu încălcarea legislației privind protecția datelor, aveți dreptul să depuneți o plângere la autoritatea de supraveghere competentă.

În România, autoritatea competentă este:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP

ANSPDCP pune la dispoziție inclusiv un formular pentru depunerea plângerilor privind aplicarea GDPR. Data Protection

Exercitarea acestui drept nu împiedică utilizatorul să contacteze mai întâi Societatea pentru soluționarea directă a situației.

23. Contact

Pentru întrebări privind prezenta Politică sau modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal:

MIND ALCHEMIA S.R.L.
CUI: 31112454
Nr. Registrul Comerțului: J23/6254/2021
Sediu social: Str. Sf. Constantin și Elena, nr. 10A, camera 1, Pantelimon, județul Ilfov, cod poștal 077145
Email: contact.psyhelios@gmail.com